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🕐 Overtime Approval System

A zero-cost, fully automated overtime approval workflow built on Google Workspace

Google Apps Script Google Forms Google Sheets License: MIT


Language / 语言：
🇺🇸 English · 🇨🇳 中文

🇺🇸 English

Overview

This project implements a fully automated, paperless employee overtime approval workflow using only free Google Workspace tools — Google Forms, Google Sheets, and Google Apps Script. No third-party services or paid subscriptions required.

The entire process — from employee submission to manager approval to HR notification — is handled automatically.

✨ Key Features

  • 📝 Online Application — Employees submit requests via Google Form with built-in email validation
  • 📧 One-Click Approval — Managers receive a styled HTML email with Approve / Reject buttons — no login required
  • 🔗 Pre-filled Forms — Approval links auto-populate the Application ID and result; managers only select a compensation type and submit
  • 🧮 Smart Hour Calculation — Integrates with a public Chinese public holiday API to determine whether overtime falls on a workday or rest day, and calculates effective overtime hours accordingly
  • 📬 Differentiated Notifications
    • Approved: Auto-CC to HR leader + optional additional recipients; applicant notified
    • Rejected: Only the applicant is notified — HR is not disturbed
  • 🗄️ Auto-Archiving — All data written to Google Sheets in real time for audit and analytics
  • 🔐 Duplicate Prevention — Status lock ensures each request is only processed once

🏗️ Architecture

Employee                    Manager                      HR / Applicant
   │                           │                               │
   │  Submit Google Form #1    │                               │
   ├──────────────────────►    │                               │
   │                           │  ◄── Approval Email ──────────┤
   │                           │     [Approve] / [Reject]      │
   │                           │                               │
   │                           │  Submit Google Form #2        │
   │                           ├──────────────────────►        │
   │                           │                               │
   │              Apps Script processes the submission         │
   │                           │                               │
   │              ┌────────────┴──────────────┐               │
   │         Approved ✅                 Rejected ❌           │
   │              │                            │               │
   │   Notify Applicant              Notify Applicant          │
   │   CC: HR Leader                 (HR not disturbed)        │
   │   CC: Optional recipients                                 │
   └───────────────────────────────────────────────────────►  │
                  Google Sheets auto-archives all data

📁 Project Structure

overtime-approval-system/
│
├── src/
│   └── Code.gs              # Google Apps Script — core automation logic
│
├── docs/
│   ├── demo.html            # Interactive process demo (open in browser)
│   ├── design-spec.md       # Original system design specification
│   └── screenshots/         # System screenshots
│       ├── 员工加班申请表.png
│       ├── 加班批准表格.png
│       ├── 加班通知邮件截图.png
│       ├── 领导审批跳转图.png
│       ├── 领导审批后台记录.png
│       ├── 后台自动记录数据-1.png
│       └── 流程演示-英文版.png
│
├── README.md
├── LICENSE
└── .gitignore

🚀 Deployment Guide

Prerequisites

  • A Google account (Gmail is sufficient)
  • Everything runs inside Google Drive — no installation needed

Step 1 — Create Google Form #1 (Employee Application)

Create a Google Form with the following fields:

# Field Type Note
1 Applicant Name Short answer Required
2 Department Dropdown Required
3 Overtime Date Date Required
4 Start Time Time Required
5 End Time Time Required
6 Reason Paragraph Required
7 Compensation Type Multiple choice (Comp-off / Overtime Pay / Other) Required
8 Manager Email Short answer (enable email validation) Required
— Applicant Email Collected automatically by Form Auto

Step 2 — Create Google Form #2 (Manager Review)

# Field Type Note
1 Application ID Short answer Auto-filled by link
2 Reviewer Name Short answer Optional
3 Decision Multiple choice (Approved / Rejected) Auto-filled by link
4 Compensation Type Multiple choice Required when approving
5 Additional CC Emails Short answer Optional, comma-separated

⚙️ Important: Enable Collect email addresses in Form #2 settings — the script uses this to identify the approver.

Step 3 — Set Up Google Apps Script

  1. Open the Google Sheets linked to Form #1 responses
  2. Go to Extensions → Apps Script
  3. Paste the full contents of src/Code.gs, replacing all existing code
  4. Update the configuration section at the top:
const HR_LEADER_EMAIL = 'hr-leader@yourcompany.com'; // ‼️ Required
const SHEET_NAME = 'Form Responses 1';               // Default, usually unchanged
const APPROVAL_SHEET_NAME = 'Form Responses 2';      // Default, usually unchanged

const APPROVAL_FORM_ID = 'YOUR_FORM_2_ID';           // From Form #2's URL
const ENTRY_ID_APP_ID = 'entry.XXXXXXXXXX';          // Entry ID for "Application ID"
const ENTRY_ID_RESULT = 'entry.XXXXXXXXXX';          // Entry ID for "Decision"
const ENTRY_ID_COMPENSATION = 'entry.XXXXXXXXXX';    // Entry ID for "Compensation Type"
const ENTRY_ID_CC = 'entry.XXXXXXXXXX';              // Entry ID for "Additional CC"

📌 How to find Entry IDs: Open Form #2's preview, right-click → Inspect Element, and find the name attribute on each input field (e.g. entry.1234567890).

Step 4 — Add Triggers

In Apps Script, click ⏰ Triggers and add:

Function Event Source Event Type
onFormSubmit From spreadsheet On form submit
processApprovalSubmission From spreadsheet On form submit

⚠️ Both triggers are bound to the same Sheets file. The script automatically distinguishes which form triggered it via the sheet name.

Step 5 — Test

  1. Submit a test request via Form #1
  2. Check the manager's inbox for the approval email with Approve / Reject buttons
  3. Click Approve — verify Form #2 opens with the Application ID and decision pre-filled
  4. Submit Form #2 and confirm the applicant receives a result notification and Sheets is updated

📸 Screenshots

Employee Form Approval Email
Manager Review Form Data Archive

🔧 Code Reference

Function Description
onFormSubmit(e) Trigger 1: Fires when employee submits. Generates Application ID, calculates overtime hours, sends approval email to manager
processApprovalSubmission(e) Trigger 2: Fires when manager submits review. Updates status in Sheets, sends final notifications
sendFinalNotification(row, sheet) Sends result email to applicant; CCs HR and optional recipients if approved
getDayType(dateObject) Calls timor.tech holiday API to classify the overtime date (workday / rest day / public holiday)
formatNameFromEmail(email) Helper: parses and formats a display name from an email address

❓ Design Decisions

Q: Why use Form #2 instead of a custom web app for approval?
A: Google Forms opens directly from any email client with no login friction. Pre-filling the URL parameters makes the experience nearly "one-click" for managers, minimizing adoption barriers.

Q: How is duplicate approval prevented?
A: processApprovalSubmission checks whether the request's status is still Pending approval before doing anything. If it has already been processed, the function returns immediately.

Q: What if the holiday API is unavailable?
A: getDayType includes a full fallback — if the API call fails, it defaults to "is it a weekend?" to ensure the system never breaks.

🇨🇳 中文

项目简介

本项目利用完全免费的 Google Workspace 工具——Google Forms、Google Sheets 和 Google Apps Script——实现了一套员工加班自动化审批闭环。无需购买任何第三方软件，无需搭建服务器。

从员工提交申请，到主管邮件审批，再到结果自动通知，全程零人工干预。

✨ 功能亮点

  • 📝 在线申请 — 员工通过 Google 表单填写，表单自动验证邮箱格式
  • 📧 一键审批 — 主管收到精美 HTML 邮件，点击「批准」或「拒绝」按钮即完成操作，无需登录任何系统
  • 🔗 预填表单 — 审批链接自动预填申请 ID 和审批结果，主管只需选择补偿方式并提交
  • 🧮 智能计算 — 自动调用国内节假日 API，判断加班日期类型（工作日/调休日/法定假日），精确计算有效加班时长
  • 📬 差异化通知
    • 批准：自动抄送 HR 领导，支持主管额外抄送他人；同时通知申请人
    • 拒绝：仅通知申请人，不打扰 HR
  • 🗄️ 数据自动归档 — 所有申请及审批信息实时写入 Google Sheets，支持追溯与统计
  • 🔐 防重复处理 — 状态锁机制确保同一申请不会被重复审批

🏗️ 系统架构

员工                        直属主管                     HR / 申请人
 │                            │                              │
 │  提交 Google 表单 #1         │                              │
 ├───────────────────────►    │                              │
 │                            │  ◄── 收到审批邮件 ─────────── │
 │                            │     [批准(Approve)] [拒绝(Reject)]
 │                            │                              │
 │                            │  提交 Google 表单 #2          │
 │                            ├───────────────────────►      │
 │                            │                              │
 │               Apps Script 自动处理审批结果                  │
 │                            │                              │
 │              ┌─────────────┴────────────┐                 │
 │         批准 ✅                     拒绝 ❌                 │
 │              │                          │                  │
 │         通知申请人                   通知申请人              │
 │         抄送 HR 领导               （HR 不收到通知）         │
 │         可选抄送其他人                                      │
 └──────────────────────────────────────────────────────────►│
                   Google Sheets 自动归档所有数据

📁 项目结构

overtime-approval-system/
│
├── src/
│   └── Code.gs              # Apps Script 核心代码
│
├── docs/
│   ├── demo.html            # 交互式流程演示页（可直接在浏览器打开）
│   ├── design-spec.md       # 系统设计说明文档
│   └── screenshots/         # 系统截图
│
├── README.md
├── LICENSE
└── .gitignore

🚀 部署指南

前置条件

  • 拥有 Google 账号（Gmail 即可）
  • 所有操作在 Google Drive 内完成，无需安装任何软件

第一步 — 创建 Google 表单 #1（员工申请表）

# 字段名称 类型 说明
1 申请人姓名 简短回答 必填
2 部门 下拉菜单 必填
3 加班日期 日期 必填
4 加班开始时间 时间 必填
5 加班结束时间 时间 必填
6 加班原因 段落 必填
7 加班方式 单选（调休 / 加班费 / 其他） 必填
8 直属主管邮箱 简短回答（需开启邮箱格式验证） 必填
— 申请人邮箱 表单自动收集 自动

第二步 — 创建 Google 表单 #2（主管审批表）

# 字段名称 类型 说明
1 申请 ID 简短回答 由链接自动预填
2 审批人姓名 简短回答 可选
3 审批结果 单选（Approved / Rejected） 由链接自动预填
4 补偿方式 单选（调休 / 加班费 / 其他） 批准时必选
5 额外抄送邮箱 简短回答 可选，多个地址用逗号分隔

⚙️ 重要：表单 #2 的设置中需开启「收集电子邮件地址」，脚本依此识别审批人身份。

第三步 — 配置 Apps Script

  1. 打开与表单 #1 关联的 Google Sheets 回复表格
  2. 点击菜单 扩展程序 → Apps Script
  3. 将 src/Code.gs 的全部内容粘贴进编辑器，替换原有代码
  4. 修改顶部「用户配置区」：
const HR_LEADER_EMAIL = 'hr领导@公司邮箱.com'; // ‼️ 必须修改
const SHEET_NAME = 'Form Responses 1';          // 默认通常不变
const APPROVAL_SHEET_NAME = 'Form Responses 2'; // 默认通常不变

const APPROVAL_FORM_ID = '表单#2的ID';           // 从表单 #2 的 URL 中获取
const ENTRY_ID_APP_ID = 'entry.XXXXXXXXXX';     // 「申请ID」字段的 Entry ID
const ENTRY_ID_RESULT = 'entry.XXXXXXXXXX';     // 「审批结果」字段的 Entry ID
const ENTRY_ID_COMPENSATION = 'entry.XXXXXXXXXX'; // 「补偿方式」字段的 Entry ID
const ENTRY_ID_CC = 'entry.XXXXXXXXXX';         // 「额外抄送」字段的 Entry ID

📌 如何获取 Entry ID？ 打开表单 #2 的预览页，右键检查元素，找到各输入框的 name 属性，格式如 entry.1234567890。

第四步 — 设置触发器

在 Apps Script 编辑器中点击左侧「⏰ 触发器」，添加以下两项：

函数名 事件来源 事件类型
onFormSubmit 来自试算表 提交表单时
processApprovalSubmission 来自试算表 提交表单时

⚠️ 两个触发器均绑定在同一张 Sheets 文件上。脚本会通过工作表名称自动区分来源，无需担心冲突。

第五步 — 测试

  1. 以员工身份打开表单 #1，提交一条测试申请
  2. 检查主管邮箱是否收到带有「批准/拒绝」按钮的审批邮件
  3. 点击「批准」，确认表单 #2 已自动预填申请 ID 和审批结果
  4. 提交表单 #2，确认申请人收到结果邮件，Sheets 中的状态已更新

📸 系统截图

员工申请表 主管审批邮件
主管审批跳转表单 后台数据归档

🔧 核心函数说明

函数名 说明
onFormSubmit(e) 触发器 1：员工提交后运行。生成申请 ID，计算加班时长，向主管发送审批邮件
processApprovalSubmission(e) 触发器 2：主管提交审批后运行。更新 Sheets 状态，调用通知函数
sendFinalNotification(row, sheet) 向申请人发送最终结果邮件；批准时自动抄送 HR 和其他指定人员
getDayType(dateObject) 调用 timor.tech 节假日 API 判断日期类型，精确计算有效加班时长
formatNameFromEmail(email) 辅助函数：从邮箱地址自动解析并格式化显示名称

❓ 关键设计决策

Q：为什么不用自定义 Web App，而是用表单 #2 来做审批操作？
A：Google Forms 可以从任何邮件客户端直接打开，无需任何登录操作，兼容性最佳。通过 URL 预填参数，让主管的体验接近"一键审批"，大幅降低使用门槛和推广难度。

Q：怎么防止主管重复审批？
A：processApprovalSubmission 在执行前会检查 Sheets 中该申请的状态字段。若状态不为 Pending approval，则立即返回，不做任何操作。

Q：节假日 API 不可用时怎么办？
A：getDayType 函数包含完整的兜底逻辑——API 请求失败时，自动降级为「判断是否周末」，确保系统在任何情况下都不会中断。

Made with ☕ using Google Workspace · MIT License

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Zero-cost automated overtime approval system on Google Workspace

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