Panduan memakai aplikasi Absensi & HRIS sehari-hari. Disusun per peran — cari peranmu, lalu ikuti tugas yang ingin dikerjakan.
Untuk hal teknis (pemasangan, arsitektur, pengembangan), lihat PANDUAN-DEVELOPER.md.
- Masuk ke aplikasi
- Peran dan apa yang bisa dilakukan
- Untuk Karyawan
- Untuk Manager
- Untuk HR
- Untuk Super Admin
- Absensi harian di pintu masuk
- Pertanyaan yang sering muncul
Ada dua pintu masuk:
| Halaman | Untuk siapa | Perlu login? |
|---|---|---|
/scan |
Pemindai QR di pintu masuk kantor | Tidak |
/admin/login |
HR, Manager, Super Admin | Ya |
/my |
Karyawan (portal layanan mandiri) | Ya |
Karyawan yang login akan otomatis diarahkan ke /my. Kalau mencoba membuka
halaman admin, akan dikembalikan ke portal — itu normal, bukan error.
Lupa password? Hubungi HR. Password hanya bisa diatur ulang oleh HR atau Super Admin dari menu Users.
| Peran | Bisa | Tidak bisa |
|---|---|---|
| Karyawan | Absen, lihat kehadiran & slip gaji sendiri, ajukan cuti, lihat kasbon, ubah kontak & password | Melihat data karyawan lain |
| Manager | Semua yang karyawan bisa, plus melihat data timnya dan menyetujui/menolak pengajuan | Mengubah data apa pun — perannya hanya melihat dan menyetujui |
| HR | Seluruh operasi HR: karyawan, absensi, gaji, cuti, kasbon, dokumen, pajak | Mengubah role, permission, atau alur persetujuan |
| Super Admin | Semuanya | — |
Manager hanya melihat bawahan langsung — karyawan yang atasannya diisi namanya. Kalau ada anggota tim yang tidak muncul, kemungkinan kolom atasannya belum diisi. Minta HR mengeceknya di menu Users.
Semua ada di portal /my.
Kehadiran → menampilkan tanggal, jam masuk, jam keluar, menit keterlambatan, lembur, dan status lokasi (di dalam atau di luar radius kantor).
Kalau ada jam yang salah atau hari yang tidak tercatat, laporkan ke HR — hanya HR yang bisa memperbaiki data absensi.
Slip Gaji → daftar rekap per bulan. Klik satu bulan untuk melihat rinciannya: gaji pokok, lembur, potongan keterlambatan, potongan absen, cicilan kasbon, pajak, dan jumlah yang diterima.
Slip bulan yang belum selesai dihitung tidak akan muncul.
- Cuti → lihat sisa kuotamu lebih dulu
- Ajukan Cuti → pilih jenis cuti, tanggal mulai dan selesai, tulis alasan
- Lampirkan berkas bila jenis cutinya mewajibkan (misalnya surat dokter)
- Kirim
Yang perlu diketahui:
- Akhir pekan dan hari libur nasional tidak mengurangi kuota. Mengajukan Jumat–Senin terhitung 2 hari, bukan 4.
- Tanggal tidak boleh bertabrakan dengan pengajuan yang sudah ada.
- Pengajuan yang masih menunggu belum melindungi. Kalau tanggalnya lewat sebelum disetujui, hari itu tetap terhitung absen dan tetap dipotong. Ajukan jauh sebelum tanggalnya.
- Beberapa jenis cuti punya batas maksimal hari berturut-turut.
Pengajuan bisa dibatalkan selama belum diproses. Kuotanya kembali.
Kasbon → jumlah kasbon, cicilan yang sudah dibayar, dan sisanya. Cicilan dipotong otomatis dari gaji.
Profil → kamu hanya bisa mengubah nomor telepon, alamat, dan foto. Nama, departemen, jabatan, dan status kepegawaian dikelola HR.
Ganti password juga di halaman ini — password lama wajib diisi.
Notifikasi → pemberitahuan soal pengajuan cuti, dokumen yang mendekati kedaluwarsa, dan pengingat absen.
Manager memakai panel admin (/admin), tetapi hanya bisa melihat dan
menyetujui.
Persetujuan → daftar pengajuan yang menunggu keputusanmu.
- Klik pengajuan untuk melihat detailnya — tanggal, alasan, lampiran, dan riwayat langkah persetujuan
- Setujui atau Tolak
Penolakan wajib disertai alasan. Alasan itu terlihat oleh pengaju.
Yang perlu diketahui:
- Kalau alurnya bertingkat (Manager → HR), persetujuanmu meneruskan pengajuan ke langkah berikutnya, bukan menyelesaikannya.
- Kuota cuti diperiksa ulang saat kamu menyetujui. Bisa terjadi sebuah pengajuan lolos saat diajukan tetapi ditolak saat disetujui karena kuotanya sudah terpakai pengajuan lain.
- Kalau dua approver menyetujui bersamaan, hanya satu yang berhasil. Itu disengaja.
| Menu | Isi |
|---|---|
| Users | Anggota timmu |
| Absen → Kehadiran | Kehadiran timmu |
| Gajian | Komponen gaji dan rekap |
| Kasbon | Kasbon dan cicilan |
| Cuti & Izin | Pengajuan dan kalender |
| Laporan | Kehadiran, gaji, kasbon, headcount |
Tombol tambah, ubah, dan hapus tidak akan muncul — perannya memang hanya melihat. Kalau butuh mengubah sesuatu, minta HR.
Users → Add. Yang wajib: nama, email, password, dan foto.
Jangan lupa mengisi:
- Atasan — menentukan siapa yang menyetujui pengajuannya, dan siapa manager yang bisa melihat datanya
- Jadwal — menentukan jam masuk, jam keluar, dan hari libur. Tanpa jadwal, perhitungan keterlambatan dan lembur tidak berjalan
- Cabang — menentukan titik dan radius geofence absensi
- Tanggal masuk — dipakai menghitung kuota cuti prorata dan THR
Setelah tersimpan, QR karyawan otomatis dibuat. Cetak kartunya dari tombol Print di baris karyawan.
Cetak kartu memerlukan gambar latar ID card. Kalau belum diunggah, kamu akan diarahkan ke Profile Perusahaan untuk mengunggahnya lebih dulu.
Absen → Kehadiran → bisa menambah, mengubah, dan menghapus baris presensi.
Setiap perubahan langsung memengaruhi perhitungan gaji: menit keterlambatan, lembur, dan potongan absen dihitung ulang otomatis. Setelah mengoreksi absensi, jalankan Hitung Ulang pada rekap gaji bulan itu.
Absen → Jadwal → pola jam kerja. Setting Jadwal untuk menetapkan jadwal ke banyak karyawan sekaligus.
Absen → Libur Nasional → tanggal libur. Hari yang terdaftar di sini tidak dihitung absen dan tidak mengurangi kuota cuti.
Urutannya:
- Gajian → Gaji → pastikan komponen gaji setiap karyawan sudah benar: gaji pokok, tarif lembur, jenis dan besaran denda
- Pastikan absensi bulan itu sudah bersih
- Jalankan perhitungan rekap (lihat PANDUAN-DEVELOPER.md untuk perintahnya, atau minta tim teknis menjadwalkannya)
- Gajian → Rekap Gaji → periksa hasilnya per karyawan
- Klik Print untuk slip gaji, atau Export untuk seluruh rekap dalam Excel
- Setelah dibayarkan, klik Bayar Cash atau Bayar Transfer
Yang perlu diketahui:
- Rekap tidak bisa dibuat manual — hanya lewat perhitungan otomatis.
- Bayar hanya bisa sekali. Rekap yang sudah ditandai terbayar akan menolak pembayaran kedua.
- Kalau angkanya salah, koreksi sumbernya (absensi atau komponen gaji), lalu Hitung Ulang — jangan mengubah rekapnya langsung, karena akan tertimpa.
Ini yang paling sering menimbulkan salah paham:
| Keadaan | Dihitung absen? | Dipotong gaji? |
|---|---|---|
| Cuti berbayar yang disetujui | tidak | tidak |
| Cuti tidak berbayar yang disetujui | tidak | ya |
| Tidak hadir tanpa pengajuan | ya | ya |
| Pengajuan masih menunggu | ya | ya |
| Pengajuan ditolak atau dibatalkan | ya | ya |
Jadi menyetujui cuti sebelum tanggalnya lewat itu penting. Pengajuan yang menumpuk tanpa keputusan akan tetap memotong gaji karyawan.
Cuti & Izin → Jenis Cuti → atur kuota tahunan, apakah berbayar, batas hari berturut-turut, dan apakah wajib lampiran.
Cuti & Izin → Saldo Cuti → kuota per karyawan per tahun.
- Generate → membuat saldo untuk semua karyawan. Aman dijalankan berulang, tidak menggandakan.
- Carry Over → membawa sisa tahun lalu, dibatasi maksimal tertentu.
- Karyawan yang masuk tengah tahun otomatis mendapat kuota prorata.
Sisa cuti dihitung kuota + sisa tahun lalu − terpakai.
Kasbon → Kasbon → terbitkan kasbon. Pembayaran Kasbon → catat cicilan.
Batasan yang berlaku:
- Nominal minimal Rp 1 — nol dan negatif ditolak
- Pembayaran tidak boleh melebihi sisa tagihan
- Kasbon yang sudah dicicil tidak bisa dihapus. Hapus atau sesuaikan cicilannya lebih dulu
Cicilan dipotong otomatis dari gaji lewat rekap.
Dokumen → Jenis Dokumen → tentukan jenis berkas yang dibutuhkan, format yang diizinkan, ukuran maksimal, apakah wajib, dan apakah punya masa berlaku.
Dokumen → Dokumen Karyawan → unggah berkas per karyawan.
Dokumen → Kelengkapan Dokumen → daftar siapa yang dokumennya belum lengkap.
Berkas disimpan di penyimpanan privat dan hanya bisa diunduh lewat aplikasi. HR bisa mengunduh semuanya.
Karyawan belum bisa mengunduh dokumennya sendiri dari portal — fitur itu belum tersedia. Kalau karyawan memintanya, kirim lewat jalur lain.
Sistem memperingatkan otomatis saat dokumen mendekati kedaluwarsa.
Pajak & BPJS → Profil Pajak Karyawan → isi NPWP, status PTKP, dan iuran BPJS mana yang aktif per karyawan.
Karyawan tanpa NPWP dikenakan tambahan pajak 20%. Pastikan NPWP terisi bagi yang memilikinya.
Rekap Pajak Tahunan dan Rekap BPJS Bulanan untuk pelaporan.
Menu Tarif PTKP, Lapisan PPh 21, dan Tarif BPJS berisi tarif resmi yang disimpan per tahun. Jangan mengubah tarif tahun yang sudah berjalan — tambahkan tarif tahun baru, supaya perhitungan lama tetap memakai tarif periodenya sendiri.
⚠️ Tarif yang terpasang saat aplikasi dipasang mengacu peraturan pada waktu itu. Verifikasi terhadap peraturan terbaru sebelum memakainya untuk penggajian sungguhan.
Organisasi → Cabang → lokasi kantor beserta koordinat dan radius absensi. Ini yang menentukan apakah scan dianggap di dalam atau di luar kantor.
Departemen dan Jabatan → struktur perusahaan. Departemen bisa bersarang. Struktur Organisasi menampilkannya sebagai bagan.
Selain semua yang HR bisa, ada menu Pengaturan:
| Menu | Fungsi |
|---|---|
| Role | Peran dan izinnya |
| Permission | Daftar izin (hanya bisa dilihat) |
| Alur Persetujuan | Urutan persetujuan per modul |
| Step Persetujuan | Langkah dalam sebuah alur |
Satu modul (cuti, kasbon, lembur) boleh punya satu alur aktif. Setiap alur berisi langkah berurutan, dan setiap langkah menentukan siapa approvernya:
- Atasan langsung pemohon — mengikuti kolom atasan di data karyawan
- Berdasarkan role — siapa pun yang punya peran tersebut
- User tertentu — orang yang ditunjuk
Alur tanpa langkah akan membuat pengajuan gagal. Pastikan setiap alur aktif punya minimal satu langkah.
- Perubahan izin baru berlaku setelah pengguna login ulang.
- Jangan menghapus seluruh peran seseorang. Pengguna tanpa peran justru diperlakukan sebagai admin — sisa kompatibilitas dari versi lama. Ganti perannya, jangan dikosongkan.
- Audit Log mencatat setiap perubahan data beserta nilai sebelum dan sesudah. Berguna saat ada sengketa angka.
Buka /scan di perangkat yang diletakkan di pintu masuk — tablet, atau komputer
dengan kamera. Halaman ini tidak perlu login, jadi bisa dibiarkan terbuka.
Cara pakai:
- Karyawan menunjukkan QR di kartunya ke kamera
- Terdengar nada berhasil, jam tercatat di layar
- Scan pertama hari itu = jam masuk. Scan berikutnya = jam keluar
Kalau terdengar nada gagal, QR-nya tidak dikenali — kemungkinan kartu lama atau karyawan sudah tidak aktif.
Yang perlu diperhatikan:
- Izinkan akses kamera saat browser memintanya
- Izinkan akses lokasi — dipakai memeriksa apakah scan dilakukan di area kantor. Kalau ditolak, absensi tetap tercatat tetapi tanpa keterangan lokasi
- Perangkat harus punya koneksi ke server
Kenapa slip gaji bulan ini kosong? Rekap gaji dihitung untuk satu bulan penuh. Bulan yang sedang berjalan belum punya rekap sampai perhitungannya dijalankan di akhir bulan.
Kenapa cuti saya tetap memotong gaji padahal sudah diajukan? Pengajuan yang belum disetujui tidak melindungi. Periksa statusnya di Cuti — kalau masih menunggu, ingatkan atasanmu.
Kenapa absensi saya ditandai di luar radius? Scan dilakukan di luar jangkauan lokasi kantor, atau izin lokasi ditolak saat scan. Kalau kamu memang di kantor, minta HR memeriksa koordinat dan radius cabang di Organisasi → Cabang.
Kenapa anggota tim saya tidak muncul di daftar? Kolom atasannya belum menunjuk ke kamu. Minta HR mengisinya di Users.
Kenapa tombol ubah tidak ada padahal saya manager? Peran manager memang hanya bisa melihat dan menyetujui. Perubahan data dilakukan HR.
Saya HR tapi tidak bisa membuka menu Role. Benar — pengaturan peran dan izin hanya untuk Super Admin. Ini disengaja: yang menentukan siapa boleh menyetujui apa tidak boleh diubah oleh pelaksana.
Kenapa muncul pesan "sudah ada alur aktif untuk modul ini"? Satu modul hanya boleh punya satu alur persetujuan aktif. Nonaktifkan yang lama lebih dulu.
Bisakah menghapus karyawan yang sudah resign? Sebaiknya jangan. Ubah status kepegawaian menjadi resign — riwayat gaji dan absensinya tetap tersimpan, dan namanya hilang dari perhitungan yang sedang berjalan.